Eventi fuori regione: come organizzare la trasferta
Sempre più spesso capita che si debbano organizzare eventi fuori regione per i motivi più disparati: dal ricongiungimento con la famiglia alla destination wedding (vedi articolo dedicato). O semplicemente perché gli sposi hanno sentito parlare di voi e desiderano che gli organizziate il matrimonio anche se vivete e lavorate a mille miglia di distanza. Ecco perché è importante trattare l’argomento trasferta, la cui organizzazione necessita di tempo e precisione tanto quanto l’evento stesso.
@carminenapolitanofotografo
Cosa si intende per evento in trasferta?
Innanzitutto dobbiamo con la parola trasferta intendiamo lo spostamento per eventi fuori regione che implica almeno un pernottamento. Stare via più giorni può essere complesso, quindi bisogna organizzare il trasferimento nel dettaglio affinché non insorgano problematiche dell’ultimo minuto.
Va fatta un’importante distinzione tra la trasferta di staff e fornitori e quella degli invitati.
Trasferta dei fornitori
La prima cosa da fare è capire come e quando spostare team e fornitori, tenendo conto del fatto che non si tratta solo di trasportare persone, ma anche materiali (spesso ingombranti). Ogni fornitore, se viaggia autonomamente con i propri mezzi, dovrà arrivare a destinazione un tot di ore prima dell’evento fuori regione, a seconda del tipo di servizio/prodotto che fornisce. Per esempio, a seconda del tragitto da percorrere, il fioraio o gli allestitori, potrebbero dover partire la sera prima per essere operativi già dal primo mattino, la band musicale, invece, potrà arrivare la mattina stessa se il suo ruolo è quello di suonare durante l’aperitivo. Insomma, il wedding planner dovrà coordinare gli arrivi, che siano essi autonomi o gestiti da compagnie aeree/ferroviarie/marittime. In ogni caso, o il wedding planner o uno dei suoi fedeli collaboratori, dovrà essere sul posto prima dell’arrivo dei fornitori.
Cira Lombardo
Trasferta invitati
Il wedding planner potrebbe doversi occupare anche della trasferta degli invitati. Spesso infatti, quando gli sposi decidono di organizzare un matrimonio in una destinazione del cuore, l’onere di organizzare gli spostamenti degli invitati, potrebbe ricadere sul wedding planner.
Per quanto riguarda il viaggio, se si fanno viaggiare su un pullman tutti insieme, si dovrà effettuare la prenotazione, in alternativa, se ogni invitato dovrà occuparsi personalmente dello spostamento, il wedding planner potrà comunque offrire il servizio di fornire informazioni in merito a luoghi, orari, mezzi pubblici, ecc. In questo modo ogni invitato potrà scegliere se viaggiare in auto, in treno e così via. Nel momento in cui le persone arrivano nella città scelta dagli sposi per il loro evento fuori regione, dovranno essere condotte all’albergo (o residence, o simili) che li ospiterà. Questo vale soprattutto per coloro che arrivano con mezzi pubblici. Idem vale per il giorno dell’evento: gli invitati dovranno essere condotti in chiesa e poi in location e, ammesso che il tragitto non sia percorribile a piedi, il wedding planner dovrà organizzare i vari spostamenti.
Dove pernottare?
Un aspetto fondamentale da organizzare con largo anticipo e con precisione durante gli eventi fuori regione, è il pernottamento sia di fornitori sia di invitati. Sarebbe opportuno prenotare lo stesso hotel (o simili) per i fornitori e lo stesso hotel (o simili) per gli invitati. Questo faciliterebbe il coordinamento dello staff da una parte e degli ospiti dall’altra. Avere tutti sotto lo stesso “tetto” non è però sempre possibile. In particolare se non ci si trova in una metropoli con a disposizione grossi alberghi o se siamo in una location turistica in alta stagione. In questo caso dovrete comunque raggrupparli il più possibile. Cercate quindi di restringere il raggio di distanza gli uni dagli altri (per evitare dispersione) e allo stesso tempo garantire a tutti gli stessi standard.
Cira Lombardo
Eventi fuori regione: il budget sale?
Nel momento in cui si organizzano eventi fuori regione, i wedding planner sanno che il budget salirà, inesorabilmente. I motivi sono proprio legati alla trasferta, sia per via del pernottamento, ed eventuale trasporto, degli invitati, sia per quanto riguarda gli operatori (fornitori e team).
In quest’ultimo caso, per risparmiare, si potrebbe scegliere di affidarsi a fornitori locali, ma ovviamente non tutte le coppie di sposi sono disposte ad accettare questo compromesso. Il motivo? I vostri fornitori di fiducia, sono parte integrante del vostro biglietto da visita. Molte coppie sceglieranno voi perché vi affidate a collaboratori validi, di qualità e affidabili. Ecco perché spesso si dovrà fare i conti con un consistente aumento di budget.
