Programmazione del lavoro e gestione del team
Abbiamo avuto modo di parlare in precedenza dell’importanza del team e di come scegliere le persone con cui lavorare sia per quanto riguarda la squadra “interna” sia per quanto riguarda i collaboratori esterni (vedi articolo). Nel momento in cui è stata fatta la selezione, bisognerà assegnare dei ruoli, sulla base delle competenze di ognuno, in modo da poter iniziare a organizzare il lavoro. Vediamo quindi come funziona la programmazione del lavoro e perché la gestione del team è importante.
Programmazione del lavoro: da dove si comincia?
Quando il wedding planner prende in carico l’organizzazione di un evento, la prima cosa che deve fare è stilare una timeline, ovvero una lista di cose da fare nel tempo a disposizione (se vuoi approfondire il discorso timeline, leggi l’articolo dedicato). La programmazione del lavoro prevede proprio la calendarizzazione delle cose da fare e la suddivisione dei compiti che riguardano lo staff interno, ma anche i fornitori e i collaboratori esterni. La stessa cosa verrà fatta poi per il coordinamento dell’evento, durante il quale, ogni persona coinvolta nell’organizzazione avrà il suo ruolo. Anche in questo caso il wedding planner dovrà stilare una dettagliata timeline del wedding day (ne abbiamo parlato qui).
Gestione del team: a ognuno il suo ruolo
Per quanto riguarda la gestione del team, la programmazione del lavoro prevede l’assegnazione dei compiti in base alle competenze. Proprio per la moltitudine di cose da fare e per la varietà degli impieghi, sarà importante essere circondati da professionisti, persone specializzate e affidabili, affinché ognuna di loro svolga il proprio ruolo in maniera impeccabile. Attenzione però: bisognerà scegliere bene le persone da coinvolgere, in base non solo alle loro capacità, ma anche all’utilità ai fini del lavoro.
Ecco perché è fondamentale prima fare la programmazione del lavoro poi scegliere i componenti della squadra e i ruoli da affidare a ognuno di loro!
Esempio di progettazione del lavoro per un evento
Se stai organizzando un matrimonio, avrai sicuramente bisogno di molte persone con diverse competenze. Dovrai circondarti di collaboratori fidati, con un background diverso in modo da creare un team efficiente e solido. Una volta fatta la programmazione del lavoro, dovrai comunicare al team la mission e spiegare a ognuno quale sarà il suo ruolo specifico. In molti casi i ruoli sono già definiti a priori in base alle specifiche competenze di ognuno, quindi dovrai solo limitarti a illustrare le richieste dei clienti.
Sarà necessario avere, ad esempio, una o più persone addette alla wedding stationery. Queste si occuperanno di tutta l’immagine coordinata dell’evento, a partire dagli inviti. Dovrà esserci un art director che supervisiona e coordina spettacoli e animazioni durante la festa. Potrà esserci poi l’architetto o il designer che collabora con voi per quanto riguarda i sopralluoghi in location e la progettazione della scenografia. Scenografia che vedrà coinvolto anche il flower designer. Sulla base delle richieste dei clienti, potreste dover coinvolgere anche collaboratori come artigiani del legno, sarte, calligrafi e così via, da contattare preventivamente sulla base della timeline. In questo modo riuscirete a coordinare l’organizzazione del matrimonio senza intoppi e arriverete il giorno dell’evento pronti e senza problemi da risolvere.
